FRAMTIDENS ARBETSPLATS

Framtidens kontor: Så skapas ett kontor för hälsa, kreativitet och framgång

Contact image Robert Långström Robert Långström

Pandemin har gett oss chansen att se på vårt sätt att jobba med nya ögon. Som att frigöra kreativiteten genom att skapa en kontorsmiljö för människor. Så här åstadskommer vi ett kontor som bidrar till hälsa, kreativitet och framgång.

Framtidens kontor, hur har en pandemi påverkat utvecklingen av det? En kris kan i kreativ desperation ge bränsle till utveckling.

 

– Nu har vi chansen att göra mindre av vad vi alltid har gjort, och mer av vad vi borde göra. Vi har chansen att skapa kreativa kontor och arbetsplatser utefter vilken avsikt vi har. Allt handlar om avsikten. Vad ska vi åstadkomma tillsammans och hur kan vi skapa kontor som hjälper oss dit?

 

Orden kommer från Jonas Boutani Werner. Han är grundare av Fantastic Studios, en byrå som hjälper företag och organisationer att jobba mer kreativt tillsammans.

 

– Det finns en hel del dålig kultur inbyggd i våra arbetsplatser. Då kan det vara svårt att bekämpa systemet vi tvingas in i. Som stora ekbord fastnaglade i golvet i mötesrummen och fastsurrade kablar och annan dåligt genomtänkt teknik som gör det också svårt att skapa rum för bra samarbete.

Jag tror att vi behöver bli bättre på att gemensamt reflektera över kultur och hur vi vill arbeta, och därefter skapa rum som matchar det.

Tyra Willén har länge utforskat det fysiska rummets påverkan på människor, och hur man skapar rum för välmående, kreativitet och produktivitet. Idag är hon kollega med Jonas på Fantastic Studios.

 

– Att jobba mycket hemifrån funkar inte för alla. Två av tre säger att de gillar att jobba hemifrån. Men kvar blir en hel tredjedel. Sedan behöver det finnas den där tydliga avsikten med kontoret. Varför går man dit? Är det för att ha tillgång till specifika verktyg? Bli inspirerad? Jag tror att vi behöver bli bättre på att gemensamt reflektera över kultur och hur vi vill arbeta, och därefter skapa rum som matchar det. Kontor behöver generellt erbjuda fler möjligheter till olika sätt att jobba på, säger hon och fortsätter:

 

– Människor är inte längre myror som ska generera intäkter. Det har skett ett skifte. Nu handlar det mycket om mjukare värden som identitet, utveckling, samhörighet och upplevelser. Det gör avtryck på hur vi bör utforma kontor. Det handlar om individen.

Hur ska ett kontor göra alla typer av individer kreativa?


Vi människor har ett antal olika karaktärer som kommer fram i olika situationer eller sammanhang. Hur ska ett kontor göra alla dessa individer kreativa? En bra start är att fråga dem. Anna Schober arbetade tidigare som facilitator på Fantastic Studios:

 

– Vad har vi lärt oss från denna pandemi? Fråga dina medarbetare. Vad har fungerat och vad saknar du? Skapa kontor utifrån det. Människor behöver kunna relatera till företagets kultur. Där är kontor viktiga, säger hon.

 

Ett kreativt kontor behöver således vara flera kontor i ett. Det finns ingen universallösning. Kontoret kanske består av moduler du kan förändra? Kanske flera mindre kontor utformade efter vilken avsikt du har.

 

– Alla människor och grupper fungerar olika och behoven varierar med uppgift och över tid.

 

Genom att erbjuda fler alternativ ser vi till att fler kan hitta en plats som ger arbetsro, inspiration, fokus och effektivitet, menar Jonas Boutani Werner.

 

"Oavsett hur du kombinerar det fysiska med det digitala, får du inte skapa rum för kreativitet och samarbete utifrån förutfattade meningar."

 

– Glöm inte att både din fysiska och digitala miljö påverkar din företagskultur. Oavsett hur du kombinerar det fysiska med det digitala, får du inte skapa rum för kreativitet och samarbete utifrån förutfattade meningar.

 

Att designa ett perfekt kontor

 

Hur designar man då morgondagens kontor? En viktig grundinsikt är inte ser på anställda och medarbetare som arbetsmyror längre, även om våra skuggor fortfarande kan ha sex ben... Vi behöver hitta sätt att vara kreativa tillsammans. Och det är i samarbetet riktig kreativitet uppstår.

 

– När du sitter hemma och ska vara kreativ kommer du fram till saker som du redan känner till. Många metoder för kreativitet går ut på att inspireras av varandra och bygga vidare på varandras idéer, säger Tyra Willén, och fortsätter:

 

– Vi pratar oftast om mångfald utifrån etnicitet eller kön. Men egentligen handlar det om mångfald i tankar. En bra kombination av fysisk och digital miljö kan bli mer kreativ.

 

Tyra Willén har också tips om hur man kan utforma kontoret så att det stimulerar medarbetarna till kreativitet.

 

Att ses vid kontorets kaffemaskin


En vanlig kommentar är ”det är vid kaffemaskinen det händer”. Forskarna kallar det för ”the watercooler effect” – kraften i det informella mötet. Bilden känns stereotyp, men det beror på att den är sann. Ett kreativt kontor bör försöka duplicera den effekten på så många ställen som möjligt.

 

– Det handlar mycket om vibbar, kultur och community. Tillsammans skapar det en kreativ miljö. I fysiska möten kommer detta mer naturligt, men hur skapar du en digital kaffemaskin?, säger Jonas Boutani Werner.

 

Arkitekten: Det oplanerade mötet leder till bättre produktivitet och kreativitet


När är vi kreativa och produktiva? Jonas Falk är arkitekt på Strategisk Arkitektur. Han menar att vi har en skev bild av hur vi faktiskt bäst samarbetar, och ”när det händer”. Det där snacket efter mötet som drar ut på tiden. Det som distraherar dig från ditt ”riktiga” arbete. De stunderna är egentligen raka motsatsen.

 

"De oplanerade små mötena på kontoret. Vi uppfattar det ofta som att vår produktivitet minskar då. Men det utbyts info, direkt och indirekt. Det är väldigt betydelsefullt."

 

– De oplanerade små mötena på kontoret. Det som händer före och efter det planerade mötet. Vi uppfattar det ofta som att vår produktivitet minskar då. Men det utbyts info, direkt och indirekt. Det är väldigt betydelsefullt. I ett större perspektiv leder detta till bättre produktivitet och kreativitet på ett företag.

 

Han jobbar just nu med det som ska bli Skanskas egna lokaler i det nya kontorshuset Citygate i Göteborg. Här placerar man ett kafé precis innanför dörren. Du ska stöta på kollegor direkt.

 

– När vi jobbar mer hemifrån kommer vi inte att springa på varandra lika mycket. Då blir det ännu viktigare att möjligheterna finns.

 

Ett trivsamt, inspirerande och funktionellt kontor


Ett kontor behöver vara ett ”schyst ställe att komma till”, som Jonas Boutani uttrycker det. Det handlar inte om rutschkanor och flipperspel. Det handlar om att det ska vara trivsamt, inspirerande och funktionellt. Det ska också stärka företagets varumärke.

 

– Vi svenskar gillar trivsamt. Det ska vara inrett och mycket växter. Om dina medarbetare säger att de har lättare att fokusera hemma, betyder det inte att kontoret inte behöver lösa det. Det är fel slutsats. Kontoret behöver i stället bli bättre på det.

 

Det finns ingen mall för det kreativa kontoret. Men Jonas Falk ger rådet om vikten av variation och samspel.

 

– Ett kontor, precis som en stad, behöver fylla olika funktioner. Tänk så, då blir det intressant.

 

5 tips: Utforma ett attraktivt kontor

  1.  
    1. Kontoret som destination: Det behöver finnas en tydlig avsikt med kontoret. Varför går man dit? Är det för att ha tillgång till specifika verktyg? Bli inspirerad?
    2. Flexibilitet och variation: Kontor behöver erbjuda flera olika sätt att jobba på och fylla olika funktioner.
    3. Sociala miljöer: När vi jobbar mer hemifrån blir det ännu viktigare med platser för naturligt spontana möten.
    4. Kultur och samspel: Glöm inte vikten av mjukare värden som identitet, utveckling, samhörighet och upplevelser.
    5. Vad har vi lärt oss från denna pandemi? Fråga dina medarbetare: Vad har fungerat och vad saknar du? och svaren ger en viktig grund. Skapa kontor utifrån det.
  2.  

 

Foto: Samuel Unéus